1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle bevestigde opdrachten van Lingua Translations, zowel via e-mail, fax, schriftelijk, als telefonisch, op de uitvoering van deze opdrachten en de oplevering. Hiertoe wordt elke vorm van zakelijke communicatie (e-mails, faxen, telefoongesprekken, etc.) zorgvuldig door Lingua Translations bewaard, zodanig dat een betere dienstverlening kan worden gegarandeerd en eventuele misverstanden kunnen worden vermeden. Van deze bepalingen kan slechts worden afgeweken mits uitdrukkelijke schriftelijke overeenkomst. Wanneer tegenstrijdigheid bestaat met de algemene voorwaarden van de opdrachtgever of de leverancier, hebben deze bepalingen voorrang. Door het aanvaarden van onderhavige verkoop en leveringsvoorwaarden verzaakt de opdrachtgever of leverancier uitdrukkelijk aan de toepassing van zijn eigen aankoopvoorwaarden die bijgevolg niet tegenstelbaar zijn. Een mogelijk tegenstrijdigheid in één (of meerdere) artikel(s) in deze algemene voorwaarden stelt het geheel niet nietig.   
2. Alle facturen van Lingua Translations zijn contant betaalbaar. De ontvangst van de factuur geldt van rechtswege en volgens art. 1139 van het Burgerlijk Wetboek als ingebrekestelling zonder dat er enige akte nodig is. In geval van niet betaling is de schuldenaar gebonden gehouden bij toepassing van art. 1147 van het Burgerlijk Wetboek tot betaling van een schadevergoeding verschuldigd wegens wanbetaling, conventioneel en onverminderbaar vastgesteld op 1,5% per maand op het factuurbedrag inclusief BTW en een schadevergoeding gelijk aan 15% van het factuurbedrag inclusief BTW met een minimum van 30 euro, eveneens van rechtswege en zonder ingebrekestelling. Alle verdere inningkosten zijn ten laste van de koper.  
3. De leveringstermijn van een vertaalopdracht gaat in vanaf het ogenblik dat de opdrachtgever de definitieve bevestiging heeft gegeven. De oplevering gebeurt zo snel mogelijk conform de afgesproken leveringstermijn, doch dit is slechts indicatief. Geen enkele vertraging in de oplevering kan aanleiding geven tot een korting of tot betaling van een schadevergoeding.  
4. Lingua Translations is enkel aansprakelijk voor de kwaliteit van de uitgevoerde werken, voor niet-uitgevoerde opdrachten is de aansprakelijkheid dan ook niet van toepassing. In elk geval, behalve bij bedrog, zal de aansprakelijkheid van Lingua Translations voor de uitgevoerde werken steeds beperkt zijn tot het overeengekomen contractbedrag. Lingua Translations kan onder geen beding aansprakelijk worden gesteld voor onrechtstreekse schade, inbegrepen de verhoging van algemene kosten, verlies van cliënten, gederfde winsten, vermissing, verwisseling of beschadiging van elektronische gegevens (deze opsomming is niet limitatief). Het vertaalbureau is tevens niet aansprakelijk wanneer de vertraging in de uitvoering van het werk te wijten is aan overmacht in de breedste zin des woords:
- Onopzettelijke vertragingen die te wijten zijn aan ziekte, ongeval, tijdelijke arbeidsongeschiktheid, laattijdige levering door derden in de breedste zin des woords;
- De beschadiging of het verlies van de brontekst of van de vertaling tijdens de zending door ons of door de personen aan wie we dergelijke opdracht hebben gegeven;
- Fouten in de vertaling die niet opzettelijk zijn gemaakt door ons of door onze medewerkers die de te vertalen tekst krijgen;
- Fouten in de brontekst of wijzigingen achteraf in de vertaling die zonder onze toestemming worden aangebracht;
5. Klachten zijn slechts geldig indien ze aangetekend worden geformuleerd binnen 3 kalenderdagen na de geleverde prestatie. Het vertaalbureau tracht in samenspraak met de opdrachtgever goede vertaal- of tolkdiensten te leveren. Echter indien er door de opdrachtgever geen database, lexicon of voorbereidingsmateriaal wordt geleverd, zal elke klacht omtrent de kwaliteit van de opdracht als nietig worden beschouwd en zal het vertaalbureau trachten de opdracht zo goed mogelijk te verrichten conform het beschikbare materiaal in huis. Eventuele noodzakelijke verbeteringen achteraf worden, binnen een redelijke termijn door de opdrachtgever, maar zonder aanspraak op een korting of schadevergoeding, uitgevoerd. Indien de opdrachtgever zelf de wijzigingen aan de vertaling wenst uit te voeren, is dit volledig op eigen verantwoordelijkheid van de opdrachtgever en vervalt dan ook de plicht van het vertaalbureau om de vertaling kosteloos aan te passen.
6. Het vertaalbureau is niet verantwoordelijk voor de lay-out van vertalingen: het behoort tot de eindverantwoordelijkheid van de opdrachtgever om, eenmaal hij/zij de vertaalde teksten heeft ontvangen, om de lay-out in het doeltaaldocument te controleren en zo nodig te corrigeren alvorens het vertaalde document intern in het bedrijf of extern te publiceren en/of te distribueren.
7. Bij technische vertalingen of bij vertalingen met cijfermateriaal, cijfers, formules, adressen enz. (zoals bij technische fiches, datasheets, veiligheidsfiches, analysedocumenten, enz.) behoort het tot de eindverantwoordelijkheid van de opdrachtgever om, eenmaal hij/zij de vertaalde teksten heeft ontvangen, om alle cijfers en data in het doeltaaldocument te controleren en zo nodig te corrigeren alvorens het vertaalde document intern in het bedrijf of extern te publiceren en/of te distribueren. Het vertaalbureau is aldus niet aansprakelijk wanneer dergelijke vertalingen in druk gaan of als basis worden gebruikt voor bvb. bindende contracten, etc.
8. De eindverantwoordelijkheid en risico van de afgeleverde vertaling valt ten laste van de opdrachtgever, daarom is het vertaalbureau niet aansprakelijk wanneer vertalingen in druk gaan, als basis worden gebruikt voor bvb. bindende contracten, etc.
9. De opdrachtgever wordt geacht te handelen in de hoedanigheid van de auteur van de te vertalen tekst (art. 12 wet d.d. 22.3.1986 op het auteursrecht). De vertaler heeft het auteursrecht op de vertaling. Het gebruik ervan in welke vorm en met welke middelen ook – zelfs gedeeltelijk – mag slechts mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de vertaler gebeuren. 
10. Als vertaalbureau verbinden wij ons ertoe het beroepsgeheim te bewaren. Dit betreft de geheimhouding van de opdrachtgever, van de brontekst en de vertaling zelf.
11. Bij annulatie/contractbreuk verbindt de klant zich ertoe volgende forfaitaire onkosten en/of schadevergoedingen te betalen:
- 50 % van de overeengekomen prijs na de totstandkoming van de overeenkomst + de eventuele reeds gedane kosten zoals hotel- en transportreserveringen, legalisaties, etc.
- 80 % van de overeengekomen prijs bij annulering vanaf 1 week voor de prestatie + de eventuele reeds gedane kosten zoals hotel- en transportreserveringen, legalisaties, etc.
12. Diefstal of beschadiging van het geleverde tolkmateriaal van de opbouw tot de afbraak van de installatie, vallen volledig ten laste van de klant.
13. Lingua Translations hanteert standaardprijzen van € 0,10 per bronwoord. Hierop kunnen supplementen of kortingen worden toegepast. Deze supplementen of kortingen worden duidelijk voor aanvang van een project vermeld, echter kan van deze standaardprijs niet worden afgeweken. Het finale factuurbedrag wordt altijd op het einde berekend. De vermelde prijzen in de offertes zijn dus indicatief en altijd exclusief btw.  
14. In geval van procedure betaalt de schuldenaar, overeenkomstig artikel 6 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, een minimumvergoeding van € 350 voor de inningkosten voor achterstallige bedragen. 
15. Bij laattijdige betaling zijn wij gerechtigd de uitvoering van volgende opdrachten en verdere leveringen op te schorten tot het verschuldigde bedrag volledig is betaald. 
16. Elke betwisting wordt volgens Belgisch recht beslecht en behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Mechelen. 

1. These general terms and conditions apply to every assignment confirmed for Lingua Translations—whether by e-mail, fax, in writing or by telephone—to the performance of those assignments and to the delivery of the work. All business communications (e-mails, faxes, telephone conversations, etc.) are carefully retained by Lingua Translations in order to guarantee better service and avoid misunderstandings. Any deviation from these provisions is valid only by express written agreement. If these provisions conflict with the client’s or supplier’s own terms, the present provisions shall prevail. By accepting these sales and delivery conditions, the client or supplier explicitly waives the applicability of its own purchase conditions, which therefore cannot be invoked. Any possible conflict in one (or more) article(s) does not nullify the remainder of these terms and conditions.

2. All invoices from Lingua Translations are payable in cash. Receipt of the invoice constitutes, by operation of law and pursuant to Article 1139 of the Belgian Civil Code, a notice of default without any further act being required. In the event of non-payment, the debtor is, under Article 1147 of the Civil Code, liable for late-payment damages fixed conventionally and irrevocably at 1.5 % per month on the invoice amount including VAT, plus a compensation of 15 % of that amount (minimum €30), likewise due automatically and without notice. All further collection costs are borne by the purchaser.

3. The delivery period for a translation assignment starts once the client has given final confirmation. Delivery will take place as quickly as possible in accordance with the agreed deadline, but this period is indicative only. No delay in delivery can give rise to a discount or to the payment of damages.

4. Lingua Translations is liable only for the quality of work actually performed; there is no liability for work not performed. Except in cases of fraud, the agency’s liability is in all cases limited to the agreed contract amount. Lingua Translations can under no circumstances be held liable for indirect damage, including—but not limited to—increased overheads, loss of clients, loss of profits, loss, alteration or damage to electronic data. The agency is likewise not liable for delays caused by force majeure in the broadest sense, including:

   • Unintentional delays due to illness, accident, temporary incapacity for work, or late delivery by third parties;

   • Damage to or loss of the source text or translation during shipment by us or third parties engaged by us;

   • Unintentional errors in the translation made by us or our staff;

   • Errors in the source text or later changes to the translation made without our consent.

5. Complaints are valid only if made by registered letter within three calendar days of the service delivered. The agency strives, in consultation with the client, to provide high-quality translation or interpreting services; however, if the client supplies no database, glossary or preparatory material, any quality-related complaint is null, and the agency will perform the work as best it can with the resources available. Any necessary post-delivery corrections will be carried out within a reasonable time without entitlement to a discount or damages. If the client wishes to make changes to the translation himself, this is entirely at the client’s own risk and releases the agency from its obligation to amend the translation free of charge.

6. The agency is not responsible for the layout of translations: once the client receives the translated text, it is the client’s sole responsibility to check and, if needed, correct the layout in the target document before publishing or distributing it internally or externally.

7. For technical translations or translations containing figures, formulas, addresses, etc. (e.g. technical data sheets, safety sheets, analytical documents), it is likewise the client’s sole responsibility, after receiving the translation, to verify all figures and data in the target document before any internal or external publication or distribution. The agency is therefore not liable if such translations are printed or used as the basis for binding contracts, etc.

8. The final responsibility and risk for the delivered translation rest with the client; the agency is not liable if translations are printed or used as the basis for binding contracts, etc.

9. The client is deemed to act in the capacity of the author of the text to be translated (Article 12 of the Act of 22 March 1986 on copyright). The translator holds the copyright on the translation. Any use of the translation—in whole or in part, in any form or by any means—requires the translator’s prior written consent.

10. The agency undertakes to observe professional secrecy. This covers the confidentiality of the client, the source text and the translation itself.

11. In the event of cancellation or breach of contract, the client undertakes to pay the following flat-rate costs and/or damages:

• 50 % of the agreed price after conclusion of the contract, plus any costs already incurred (hotel and transport bookings, legalisations, etc.);

• 80 % of the agreed price for cancellations within one week before performance, plus any costs already incurred.

12. Theft of or damage to the interpreting equipment, from installation to dismantling, is entirely at the client’s expense.

13. Lingua Translations applies a standard rate of €0.10 per source word. Supplements or discounts may apply and will be stated clearly before a project begins, but the standard rate is not negotiable. The final invoice amount is always calculated upon completion. Prices quoted in offers are therefore indicative and always exclusive of VAT.

14. In legal proceedings the debtor shall, pursuant to Article 6 of the Act of 2 August 2002 on combating late payment in commercial transactions, pay a minimum fee of €350 for collection costs on overdue amounts.

15. In the event of late payment we are entitled to suspend execution of subsequent assignments and further deliveries until the amount due has been paid in full.

16. Any dispute shall be governed by Belgian law and is subject to the exclusive jurisdiction of the courts of Mechelen.